UPM tekee yhteistyötä yli 21 000 B2B-toimittajan kanssa eri puolilla maailmaa. Mukana on useita tahoja paikallisista valmistajista ja yksityisistä metsänomistajista kansainvälisiin logistiikka- ja energiapalveluiden tarjoajiin. UPM ei valitse toimittajiaan ainoastaan tuotteiden ja palveluiden laadun perusteella, vaan myös sen perusteella, miten toimittajan vastuullisuustavoitteet vastaavat yhtiön omia tavoitteita. Esimerkiksi vuonna 2021 UPM:n hankintojen arvosta 86 % tuli toimittajilta, jotka ovat sitoutuneet noudattamaan UPM:n Toimintaohjeita toimittajille ja kolmansille osapuolille.
Kyse ei kuitenkaan ole vain parhaiden mahdollisten kumppaneiden valitsemisesta, vaan kaksisuuntaisesta kumppanuudesta. Yhteistyön tavoitteena on parantaa kilpailukykyä, vähentää riskejä ja edistää innovointia. Yhteisenä tavoitteena on virtaviivaistaa prosesseja ja parantaa koko toimitusketjun vastuullisuutta säännöllisten auditointien ja suoritusten arvioinnin avulla. Hankinnan ammattilaisille tarjotut auditointikoulutukset uusine työkaluineen ovat keino vahvistaa koko ketjun vastuullisuutta.
Entistä parempi auditointikoulutus
Vuoden 2021 loppupuolella kahdeksan hankinnan ammattilaista Saksasta, Suomesta ja Kiinasta osallistui viisipäiväiseen auditointikoulutukseen. IRCA:n (International Register of Certificated Auditors) akkreditoima kurssi perustuu kansainväliseen SA8000 sosiaalisen vastuun standardiin ja sen tavoitteena on, että UPM:n omat auditoijat tunnistavat entistä paremmin sosiaaliseen vastuuseen liittyviä riskejä toimitusketjussa.
”Koulutuksella on kaksi päätavoitetta: perehtyä sosiaalisen vastuun vaatimuksiin ja niitä koskeviin keskeisiin periaatteisiin koskien lapsityövoiman käyttöä, pakkotyötä, työaikoja, palkitsemista, järjestäytymisen vapautta, syrjintää, kurinpitokäytäntöjä ja SR-hallintajärjestelmää”, kertoo koulutuksesta vastannut SGS:n koulutuspäällikkö Umer Khayyam. ”Perehdyimme myös käytännön keinoihin tunnistaa ja todentaa ym. riskejä ja varmistaa paikallisen lainsäädännön noudattaminen.”
Koulutuksessa työskenneltiin työpajoissa ja pienryhmissä ja keskityttiin auditoinnin viiteen keskeiseen alueeseen: suunnitteluun, valmisteluun, itse auditointiin, raportointiin ja seurantaan sekä niihin liittyviin vaatimuksiin. ”Käsittelimme aiheita kohteen tarkkailusta ja tarkistettavista asiakirjoista haastateltaviin henkilöihin ja heille esitettäviin kysymyksiin,” Umer Khayyam kertoo. ”Tehtävää helpottamaan on tarjolla erilaisia työkaluja ja tekniikoita, kuten tarkistuslistoja, näytteenottosuunnitelmia ja tapoja kerätä todisteita.”
Auditoijien on huolehdittava, että yritys ei laiminlyö ongelmien tunnistamista ja selvittämistä.
Kuva: UPM
UPM Hankinnassa toimittajien laadusta ja vastuullisuudesta vastaava asiantuntija Athina Michalakopolou osallistui koulutukseen ja kertoi sen selventäneen auditointikäytäntöjä. ”Kun tarkastellaan yrityksiin kohdistuvia odotuksia, kuten parhaita mahdollisia työskentelyolosuhteita, asiat saattavat vaikuttaa mustavalkoisilta. Todellisuudessa asiat ovat paljon monimutkaisempia. Kukaan ei esimerkiksi halua, että pakko- tai lapsityövoimaa käytetään, mutta mistä seikoista ne voi tunnistaa ja miten niitä voi korjata? ”Sinun on aina varmistettava, että ongelmat selvitetään, eli kun kiertelet tiloissa, mieti tapaamiasi ja näkemiäsi ihmisiä - näyttävätkö he kovin nuorilta, näetkö lapsia, jne. He voivat olla siellä perheensä kanssa, mutta silloin sinun on kysyttävä, miten yritys varmistaa, että he käyvät koulua.”
Yhdessä kohti vahvempaa kumppanuutta
Jokainen yritys tekee virheitä, joten parantamisen varaa löytyy aina. Siksi auditointien aikana kartoitetaan joka kerta, miten toimittajat onnistuvat ympäristö- ja yhteiskuntavastuunsa toteuttamisessa. Tiedot toimitetaan viipymättä auditoidulle yritykselle ja heidän kanssaan tehdään tarpeen vaatiessa kehityssuunnitelma toiminnan parantamiseksi.
”Vuonna 2021 teimme 124 toimittaja-auditointia”, Michalakopolou kertoo. ”Valitsimme yrityksiä, jotka ovat meille kriittisen tärkeitä toimintaympäristön, toimitusketjun monimutkaisuuden, hyödykeriskin tai jopa sopimuksen volyymin tai merkittävyyden kannalta. Jokaisen kohdalla pyrimme parantamaan toimintaa jatkuvasti. Kukaan ei ole täydellinen, mutta me olemme tyytyväisiä, jos valitut yritykset ovat valmiita tekemään parannuksia. Jos heidän toimintansa kehittyy, meidänkin toimintamme kehittyy.”
Michalakopolou kertoo, että jokaisen auditoinnin jälkeen kirjataan välittömästi poikkeamat kriteereistä ja käytännöistä, eli todennetaan vaatimustenvastaiset elementit. Lisäksi tehdään toimenpidesuunnitelma, jonka tavoitteena on parantaa toimintaa sovitun ajan kuluessa. Annamme myös positiivista palautetta toimivista käytännöistä.”
Ammattimaisilla auditoinneilla kohti parempaa tulevaisuutta
Auditointiosaamisen parantaminen ei välttämättä kuulosta parhaalta tavalta edistää toimitusketjun vastuullisuutta, mutta hyvällä auditointiosaamisella voidaan tuoda parhaita käytäntöjä toimitusketjun ytimeen.
Michalakopoloun mielestä tehokas, oikein toteutettu auditointi hyödyttää sekä yritystä että siinä mukana olevia työntekijöitä. Auditointien laadun on oltava huippuluokkaa. ”Tämä koulutus antoi meille työkaluja auditointien parempaan jäsentelyyn ja teki meistä ammattimaisempia. Se antoi meille käytännön tietoa ja auttoi meitä kehittymään siinä, että työskentelytapamme vastaavat paremmin toimintakulttuurin muutoksiin."
UPM jatkaa aktiivista yhteistyötä erilaisten tahojen kanssa. Yksi esimerkki tästä on Together for Sustainability (TfS) -aloite, jonka tarkoituksena on edistää kemianteollisuuden toimintaketjujen kestävän kehityksen käytäntöjä. Lisäksi yhtiö kehittää jatkuvasti sisäistä auditointitiimiään, millä luodaan perustaa entistä vastuullisemmalle toimitusketjulle.
Pääkuva: UPM