Viime vuosina yritysten toiminnan läpinäkyvyys on noussut yhä keskeisempään asemaan. Sillä on suuri merkitys esimerkiksi lahjonnanvastaisessa työssä ja yrityksen hallinnoinnissa samoin kuin korruptioriskien vähentämisessä. Yrityksissä on myös vahvistumassa käsitys, että lakisääteisiä vaatimuksia laajemmin tarjottu tieto julkisesti ja yrityksen sisällä rakentaa luottamusta työntekijöihin, asiakkaisiin, sijoittajiin ja toimittajiin.
UPM:n määritelmän mukaan väärinkäytös on ”mitä tahansa toimintaa, joka ei ole UPM:n liiketoimintatavan mukaista, vaan rikkoo esimerkiksi UPM:n Toimintaohjetta, sisäisiä sääntöjä tai lakia.”
Yhtiön ensimmäinen oikein toimimisen kulttuuria käsittelevä, vuotta 2020 koskeva raportti julkaistiin toukokuussa 2021. Se pohjautuu edellisvuosien työlle ja luo uuden vuosittaisen raportointitavan Raportissa korostuu, että toiminnan läpinäkyvyys on tärkeä osa organisaatiokulttuuria ja että työntekijöiden on voitava tuoda esiin huolenaiheensa ja nähtävä, että niihin tartutaan. Heidän on myös pystyttävä luottamaan siihen, että UPM ryhtyy tarvittaessa asian edellyttämiin toimiin.
Vastuullisuutta kaikessa toiminnassamme
Uusi tapa raportoida
UPM:llä vaatimustenmukaisuudesta ja eettisistä näkökohdista vastaava Essi Heinänen toteaa, että oikein toimimisen kulttuuria käsittelevä raportti on laadittu onnistuneesti hyödyntäen aiemmin tehtyä työtä.
”Tässä on kyse pidemmästä aikavälistä. Läpinäkyvyyteen panostamisen alkoi vuonna 2019 päivitetyn Toimintaohjeen myötä. Yksi sen tärkeimmistä viesteistä oli asioiden ottaminen puheeksi. Päivitimme Raportoi väärinkäytöksestä ‑kanavamme vuonna 2020 ja viime vuonna julkaisimme tämän oikein toimimisen kulttuuria käsittelevän raportin. Vuoden 2021 tilastoja koskeva raportti julkaistaan keväällä. Olimme noin viiden viime vuoden ajan julkaisseet väärinkäytöstapauksia koskevat tilastot vuosikertomuksissa. Emme ole kuitenkaan järjestelmällisesti viestineet tapauksista sisäisesti. Tästä syystä päätimme julkaista työntekijöitämme varten tämän raportin.”
UPM:lle täysin uutta on se, että oikein toimimisen kulttuuria käsittelevässä raportissa tarkastellaan väärinkäytöksiä koskevia tilastoja tarkemmin: montako tapausta edellisvuonna ilmeni, missä ne tapahtuivat ja miten niistä raportoitiin. Raportissa annetaan myös nimettömiä esimerkkejä väärinkäytöstapauksista ja kuvataan, mitä seurauksia kullakin tapauksella on ollut ja mitä niistä on opittu.
Vaatimustenmukaisuudesta vastaavan johtajan Markus Skrabbin mukaan raportin julkaisemisen hyödyt ovat selvät. ”Lisäämällä läpinäkyvyyttä sidosryhmiemme ja sijoittajiemme suuntaan saavutetaan hyötyjä. Halusimme tällä raportilla osoittaa, että organisaatiomme pyrkii oikeudenmukaisuuteen. Siihen kiinnitetään huomiota myös yritysten vaatimustenmukaisuusohjelmien tehokkuuden arvioinnissa. Lisäksi
työntekijöiden on saatava luotettavasti tietoa siitä, että olemme ryhtyneet toimiin, jos väärinkäytöksiä on ilmennyt. Tämä vahvistaa käsitystä oikeudenmukaisesta organisaatiosta ja edistää vaatimustenmukaista toimintaa."
UPM:llä on maailmanlaajuisesti noin 17 000 työntekijää. Olemme jo vuosien ajan toteuttaneet kattavia koulutusohjelmia selkeyttääksemme esimerkiksi korruptioon, petoksiin ja eturistiriitoihin liittyviä eettisiä ja oikeudellisia haasteita ja parantaaksemme niitä koskevaa viestintää. Koulutusohjelmiin sisältyy Toimintaohjeeseen liittyvää koulutusta ja viestintää sekä erityisesti tietyille sisäisille kohderyhmille suunnattua koulutusta. Vuosina 2011–2020 raportoitiin UPM:n tilastojen mukaan vuosittain keskimäärin noin 22 väärinkäytöstapausta, mikä tarkoittaa, että maailmanlaajuisesti väärinkäytöksestä on raportoinut yksi työntekijä noin 800:sta.
”Vuonna 2021 väärinkäytöksistä tehtyjen raporttien määrä noin kolminkertaistui edellisvuosiin verrattuna. Kyse ei kuitenkaan uskoakseni ole siitä, että tapauksia olisi enemmän, vaan että tapauksiin puututaan herkemmin ja että työntekijöillä on matalampi kynnys nostaa huolenaiheita esiin”, Skrabb toteaa.
Huolenaiheiden esiin nostaminen helpommaksi
Liittyen matalampaan kynnykseen ryhdyimme vuosina 2020 ja 2021 toteuttamaan useita toimia, jotta työntekijöiden olisi helpompi raportoida epäillyistä väärinkäytöksistä. Merkittävin muutos oli Raportoi väärinkäytöksestä ‑kanavan uudistaminen. Kanavan palveluntarjoajana toimii nyt riippumaton kolmas osapuoli, ja palvelu on työntekijöiden ja muiden sidosryhmien käytettävissä maailmanlaajuisesti vuorokauden ympäri yli 40 kielellä.
Uusi kanava huolenaiheiden esiin nostamiseen
Skrabbin mukaan kanavan parantaminen on jo tuottanut tulosta. ”Aiemmin tapauksia oli vähemmän, ja niiden määrä oli kansainvälisessä vertailussa vastaavankokoisiin yrityksiin nähden pienempi, mikä tuntui epäilyttävältä. Esiin nousi kysymys, oliko järjestelmämme yhtä toimiva kuin muilla yrityksillä, sekä huoli siitä, pelkäsivätkö työntekijät ottaa asioita puheeksi. Nyt saamme enemmän tietoa ja näkemystä tilanteesta ja olemme lähempänä muiden vastaavankokoisten yritysten tasoa.”
On kuitenkin selvää, ettei kaikissa kanavan kautta ilmi tulleissa tapauksissa ole kyse väärinkäytöksistä.
”Kaikki epäilyt eivät tietenkään ole aiheellisia, ja joissakin tapauksissa joku voi ottaa puheeksi asian, joka hänen mielestään vaikuttaa väärinkäytökseltä mutta joka ei tosiasiassa sitä ole. Emme kuitenkaan halua nostaa kynnystä liian korkeaksi, koska on hyvä, että ihmiset ovat tarkkana. Tietty määrä tällaisia tapauksia kuuluu asiaan, jotta pystymme välttämään järjestelmälliset ja vakavat rikkomukset”, Skrabb sanoo.
UPM:llä on entistä selkeämpi kokonaiskuva siitä, että vaikka väärinkäytöstapauksissa esitettyjä epäilyjä ei voitaisi vahvistaa, ne ovat silti tärkeä väline riskienhallinnan, valvonnan ja prosessien kehittämisessä. Mutta kuten ensimmäisessä oikein toimimista käsittelevässä raportissa todetaan, selvästi eniten väärinkäytösilmoituksia tehdään eturistiriidoista. Siksi aihetta koskevia käytäntöjä on selkeytetty ja Toimintaohjeeseen on kirjoitettu kokonainen eturistiriitoja käsittelevä luku.
Heinäsen mukaan raportin julkaiseminen on kaiken kaikkiaan ollut erittäin positiivinen askel eteenpäin. ”Kaikkia näitä toimia yhdistää punainen lanka”, hän sanoo.
”Pyrimme toimimaan entistä läpinäkyvämmin ja pitämään esillä organisaation oikeudenmukaisuutta. On kyse uskottavuudesta. On positiivista, että meillä on riittävästi kypsyyttä julkaista tietoja väärinkäytöstapauksista ja tuoda esiin, että niitä ilmenee ja että meillä on prosessit riskien vähentämiseksi ja menettelytavat aiheiden käsittelemiseksi.”
Skrabb on samaa mieltä. ”Mitä useampi ihminen on tietoinen näistä riskeistä ja tuntee ne, sitä enemmän väärinkäytöksiä voidaan havaita, jos sellaisia ilmenee. Oikein toimimisen kulttuuria käsittelevän raportin julkaiseminen vuosittain vähentää ehdottomasti riskiä jatkossa”, hän toteaa.